Ik denk dat menig zakelijk reiziger hier mee te maken krijgt. Bonnetjes. Hoe doen jullie dat? Bij mij op het werk moet ik van elk bonnetje, of het nou 1 euro is of 100, aangeven op welke klus deze geboekt moet worden en in welke categorie. vervolgens bonnetje nummeren en analoog bijvoegen. Best tijdrovend en een klein bonnetje van je taxi bijvoorbeeld is al snel kwijt. Zijn hier toevallig handige tools voor? Ben benieuwd hoe jullie omgaan met al die helse bonnetjes.
Foto’s maken. En die vervolgens uploaden zodra je de declaraties gaat invoeren (of laat invoeren). Wij gebruiken Workday en daar kun je via een app alles uploaden via je telefoon.
Als je met een bonnetjessysteem moet werken dan zit er niets anders op om alle bonnetjes in te dienen, want degene die de declaraties verwerkt moet het ook kunnen verantwoorden. Weet natuurlijk niet waar je werkt en of het mogelijk is, maar ik heb dit inmiddels voor de transportkosten laten omzetten naar een vaste vergoeding, want allemaal leuk en aardig, maar in (voormalige) oostbloklanden of toerkei kan je niet altijd een bonnetje krijgen voor de taxi en dergelijke. Als ik alles kan uitvoeren met openbaar vervoer, en dat is de sport, dan verdien ik hierop, maar dat kan natuurlijk niet altijd en dan lever je er wat op in, maar het is in ieder geval beter dan die rompslomp bijhouden. Hotelkosten worden wel vergoed op basis van gemaakte kosten, al zit daar wel sturing in in welke hotels je mag verblijven, voor eten geldt eigenlijk tegenwoordig ook een vaste vergoeding, je kan eventuele zakelijke dinerkosten verhalen, want soms is dat nodig, maar over het algemeen maak ik daar geen gebruik van, misschien is het een mogelijkheid om over te stappen op een vaste vergoeding, ligt er maar ook net aan of e.e.a. naar de klant wordt gefactureerd.
Wij zijn een jaar geleden overgegaan van old school handmatig boeken naar SAP Concur. App op je iphone, foto van bonnetje en thats it. Maar niet dus.... Software begrijpt soms bonnetjes niet en bij hotels wordt het helemaal een feest. Prijzen per nacht, toeristenbelasting, restaurant enz. Voordat je alles gecorrigeerd hebt ben je net zoveel tijd kwijt enige verschil is dat ik nu doe wat de boekhouding vroeger deed. Creditcard van de zaak en alles op vertrouwen. Goedkoper dan bedrijfspolizei.
Ik gebruik ook de app van SAP Concur. Foto maken, verplichte vragenlijst invullen en klaar. Het is in ieder geval veel makkelijker dan de website equivalent. Andere tools ben ik niet mee bekend.
Wij gebruiken Rydoo en ik moet eerlijk zeggen dat dit perfect werkt. Op diverse manieren kun je kosten toevoegen en hier kun je ook aangeven of het met company card, cash of andere manier betaald is. Ook heeft deze app vele integraties. Taxi facturen (Bolt, Uber, etc) die binnenkomen via email die worden automatisch geupload etc. Ook voor authoriseren van gemaakte kosten voor mijn teamleden is het echt heel makkelijk.
Ik gebruik ook Rydoo en vind het echt een zegen. Bonnetjes worden doorgaans goed gelezen, waardoor je de declaraties gewoon even snel tussendoor kunt doen. Je bent er per doorsnee declaratie nog geen minuut mee bezig. Hotelrekeningen duren wat langer, want vereisen (bij mijn werkgever) een uitsplitsing (overnachtingskosten, strijkgoed, eten, etc)
Voor de kleinere ondernemer werkt Jortt ook prima. Met de app plaats je een bonnetje meteen in je uitgaven, en afhankelijk van je pakket wordt de data ook meteen uitgelezen.
Concur app hier. Direct scan van bonnetje en dan ben je klaar. Sinds kort is voor ons ook de Uber koppeling mogelijk gemaakt. Dat is ideaal: alle bonnen voor Uber ritten op je business account gaan direct concur in en worden automatisch gematcht met de afschrijvingen.
https://www.expensify.com/ Foto maken, kostenplaats toewijzen, 1x per maand het maandoverzicht sturen, klaar!
nou op mijn werk zijn ze er uit. het is pleo geworden! is te koppelen met boekhoud software en je kunt direct na je aankoop het bonnetje scannen, project er aan hangen en door met je dag. heb het nu een maand in gebruik en ben er zeer over te spreken voor geïnteresseerden hier een referral link
Ik gebruik ook al jaren Expensify. Een foto maken van de factuur of bonnetje, koppelen aan een project code gaat naar mijn idee zelfs sneller dan dat ik alles met de hand codeer en aan mijn secretaresse geef.
